Membuat Bahan Bacaan Pelatihan yang Terstruktur dan Mudah Digunakan

Materi pembelajaran tidak selalu harus disampaikan melalui video, kelas tatap muka, atau e-learning interaktif. Dalam banyak situasi, peserta juga membutuhkan bahan bacaan yang dapat dipelajari, ditandai, dicari, dan digunakan kembali ketika menghadapi pekerjaan tertentu.

Bahan bacaan dapat membantu karyawan memahami konsep, mengikuti prosedur, mempersiapkan diri sebelum pelatihan, atau menemukan informasi saat bekerja. Formatnya dapat berupa modul pembelajaran, panduan, job aid, buku saku, lembar referensi, atau dokumen PDF lainnya.

Namun, membuat bahan bacaan pembelajaran bukan sekadar memindahkan materi presentasi ke dalam dokumen. Slide yang berisi poin-poin singkat belum tentu dapat dipahami tanpa penjelasan fasilitator. Sebaliknya, dokumen yang dipenuhi paragraf panjang juga belum tentu efektif sebagai materi belajar mandiri.

Bahan bacaan yang baik perlu memiliki tujuan yang jelas, struktur yang logis, isi yang akurat, bahasa yang sesuai dengan peserta, serta tampilan yang membantu proses membaca. Peserta perlu mengetahui apa yang harus dipelajari, mengapa materi tersebut penting, bagaimana menerapkannya, dan bagian mana yang dapat digunakan kembali saat bekerja.

Ubah Materi Menjadi Bahan Bacaan yang Lebih Terstruktur

Kembangkan modul, panduan, job aid, atau materi referensi yang disesuaikan dengan kebutuhan belajar, proses kerja, dan identitas visual organisasi.

Tombol CTA: Kembangkan Bahan Bacaan Pembelajaran
Tautan: [Masukkan tautan halaman layanan atau kontak Ioda Academy]

Apa Itu Bahan Bacaan Pembelajaran?

Bahan bacaan pembelajaran adalah konten tertulis dan visual yang dikembangkan untuk membantu peserta memahami, mengingat, atau menerapkan pengetahuan dan keterampilan tertentu.

Bahan bacaan tidak terbatas pada kumpulan penjelasan. Dokumen dapat memuat:

• tujuan pembelajaran

• penjelasan konsep

• prosedur kerja

• contoh dan noncontoh

• ilustrasi

• diagram

• tabel

• studi kasus

• latihan

• pertanyaan refleksi

• rangkuman

• checklist

• lembar praktik

• tautan menuju sumber tambahan

• glosarium

• daftar referensi

Susunan komponen tersebut bergantung pada fungsi dokumen. Modul pembelajaran dapat memuat penjelasan dan aktivitas secara bertahap. Job aid justru perlu dibuat lebih ringkas agar informasi dapat ditemukan dengan cepat ketika peserta sedang bekerja.

Format PDF sering dipilih karena tampilan dokumen relatif konsisten saat dibuka melalui perangkat yang berbeda. PDF juga dapat didistribusikan melalui learning management system, email, portal perusahaan, aplikasi komunikasi, atau penyimpanan internal.

Meskipun demikian, penggunaan PDF tidak otomatis membuat sebuah dokumen menjadi bahan pembelajaran yang efektif. Keberhasilan dokumen tetap bergantung pada kualitas isi, struktur informasi, desain pembelajaran, keterbacaan, dan kesesuaiannya dengan kebutuhan peserta.

Fungsi Bahan Bacaan dalam Program Pelatihan

1. Menjadi materi belajar mandiri

Peserta dapat mempelajari materi sesuai waktu dan kecepatannya sendiri. Fungsi ini penting ketika perusahaan memiliki peserta dari unit, jadwal, atau lokasi yang berbeda.

Agar dapat digunakan secara mandiri, dokumen perlu memberikan konteks dan penjelasan yang cukup. Peserta tidak seharusnya bergantung pada penjelasan lisan fasilitator untuk memahami setiap bagian.

2. Mendukung proses pelatihan

Bahan bacaan dapat digunakan sebelum, selama, atau setelah sesi pelatihan.

Sebelum pelatihan, peserta dapat membaca pengantar dan konsep dasar. Selama pelatihan, dokumen dapat menjadi panduan aktivitas. Setelah pelatihan, dokumen dapat digunakan untuk mengulang materi dan mendukung penerapan di tempat kerja.

3. Menstandarkan penyampaian informasi

Dokumen membantu organisasi menyampaikan istilah, prosedur, contoh, dan standar yang sama kepada seluruh peserta.

Standarisasi tetap membutuhkan pengelolaan versi. Jika kebijakan berubah, perusahaan perlu memastikan bahwa peserta tidak menggunakan dokumen lama yang sudah tidak berlaku.

4. Menjadi referensi saat bekerja

Peserta tidak selalu harus menghafal seluruh materi. Untuk pekerjaan yang memiliki banyak langkah, ketentuan, atau pengecualian, bahan referensi dapat membantu peserta menemukan informasi saat dibutuhkan.

5. Mendokumentasikan pengetahuan organisasi

Pengetahuan yang sebelumnya hanya dimiliki oleh subject matter expert dapat diubah menjadi materi yang lebih terstruktur.

Proses ini membantu organisasi mengurangi ketergantungan pada penjelasan individu dan menjaga pengetahuan ketika terjadi perpindahan peran atau pergantian karyawan.

6. Mendukung konsistensi pelaksanaan pekerjaan

Panduan dan job aid dapat digunakan untuk mengurangi langkah yang terlewat, kesalahan urutan, atau perbedaan interpretasi terhadap prosedur.

Dokumen tersebut tidak menggantikan pelatihan praktik jika pekerjaan memerlukan demonstrasi atau supervisi. Namun, bahan bacaan dapat menjadi pengingat dan pendukung saat keterampilan diterapkan.

Jenis Bahan Bacaan Pembelajaran

1. Modul pembelajaran

Modul merupakan bahan belajar yang membahas kompetensi atau topik secara bertahap dan cukup mendalam.

Modul biasanya memiliki struktur seperti:

• judul

• deskripsi modul

• sasaran peserta

• prasyarat

• tujuan pembelajaran

• peta materi

• penjelasan konsep

• contoh

• aktivitas atau latihan

• studi kasus

• rangkuman

• asesmen

• kunci atau pedoman jawaban

• glosarium

• referensi

Modul sesuai ketika peserta perlu melalui proses belajar yang lebih lengkap, bukan hanya mencari satu informasi.

Materi resmi yang tersedia dalam Repositori Kemendikdasmen menunjukkan bahwa modul dapat mengintegrasikan konsep, penerapan praktis, aktivitas, dan pengembangan kemampuan peserta. Struktur tepatnya tetap perlu disesuaikan dengan konteks serta tujuan program yang dikembangkan.

2. Panduan

Panduan menjelaskan cara menjalankan aktivitas, menerapkan kebijakan, menggunakan sistem, atau menyelesaikan proses tertentu.

Panduan dapat berbentuk:

• panduan penggunaan aplikasi

• panduan onboarding

• panduan wawancara

• panduan audit

• panduan pelayanan pelanggan

• panduan pengisian dokumen

• panduan fasilitasi

• panduan pelaksanaan program

Berbeda dari modul yang memiliki alur belajar, panduan lebih berorientasi pada pelaksanaan. Pengguna biasanya membuka panduan untuk mengetahui apa yang harus dilakukan dan bagaimana cara melakukannya.

Salah satu contoh dalam Repositori Kemendikdasmen memperlihatkan fungsi panduan sebagai pegangan dalam menggunakan bahan ajar dan menjalankan strategi pembelajaran. Hal tersebut menunjukkan bahwa panduan perlu memberikan arahan penggunaan, bukan hanya kumpulan informasi mengenai topik.

3. Job aid

Job aid adalah alat bantu ringkas yang digunakan ketika seseorang sedang atau akan menjalankan pekerjaan.

Contoh job aid meliputi:

• checklist pemeriksaan

• flowchart keputusan

• tabel batas kewenangan

• kartu langkah kerja

• lembar troubleshooting

• daftar kode atau istilah

• panduan percakapan

• template respons

• matriks eskalasi

• lembar perhitungan

• daftar dokumen yang wajib disiapkan

Job aid sebaiknya berisi informasi yang benar-benar diperlukan pada saat bekerja. Penjelasan teori yang panjang dapat menghambat pengguna menemukan tindakan yang harus dilakukan.

4. Materi referensi

Materi referensi menyediakan informasi yang dapat dicari kembali ketika dibutuhkan.

Bentuknya dapat berupa:

• kumpulan definisi

• ringkasan regulasi

• katalog produk

• daftar layanan

• kamus istilah

• tabel standar

• kumpulan formula

• ringkasan kebijakan

• manual teknis

• kumpulan contoh dokumen

Materi referensi tidak harus dibaca secara berurutan dari awal sampai akhir. Karena itu, navigasi, daftar isi, indeks, pencarian teks, dan penamaan bagian menjadi penting.

5. Buku saku

Buku saku menyajikan informasi penting dalam format yang lebih ringkas dibandingkan modul atau panduan lengkap.

Buku saku dapat digunakan untuk merangkum:

• nilai dan budaya perusahaan

• keselamatan kerja

• kode etik

• standar pelayanan

• prinsip kepatuhan

• panduan karyawan baru

• langkah menghadapi kondisi darurat

Meskipun disebut buku saku, penggunaannya tidak selalu dalam bentuk cetak. Dokumen dapat disiapkan sebagai PDF vertikal yang nyaman dibaca melalui telepon genggam.

6. Workbook atau lembar kerja

Workbook membantu peserta melakukan aktivitas, mencatat hasil analisis, menjawab pertanyaan, dan menghasilkan output selama pembelajaran.

Workbook dapat digunakan bersama kelas, video, modul, atau sesi coaching. Dokumen ini sebaiknya menyediakan instruksi, ruang pengisian, contoh, dan kriteria hasil yang diharapkan.

Perbedaan Modul, Panduan, Job Aid, dan Materi Referensi

Pemilihan format sebaiknya dilakukan berdasarkan kebutuhan pengguna.

Jika peserta perlu membangun pemahaman dari dasar, modul lebih sesuai. Jika pengguna membutuhkan instruksi pelaksanaan, gunakan panduan. Jika kebutuhan utamanya adalah mengurangi kesalahan saat bekerja, job aid dapat menjadi pilihan.

Satu program juga dapat menggunakan beberapa format sekaligus. Sebagai contoh, pelatihan audit internal dapat menggunakan modul untuk menjelaskan prinsip, panduan untuk memaparkan tahapan audit, job aid berupa checklist pemeriksaan, dan materi referensi untuk merangkum standar yang digunakan.

Bahan Bacaan Bukan Sekadar Salinan Materi Presentasi

Materi presentasi biasanya dikembangkan untuk mendukung penjelasan pembicara. Slide dapat berisi kata kunci, gambar, grafik, atau pertanyaan yang baru memiliki makna lengkap setelah dijelaskan secara lisan.

Jika slide langsung diekspor menjadi PDF tanpa penyesuaian, peserta mungkin menerima materi yang:

• terlalu ringkas

• kehilangan konteks

• tidak memiliki hubungan yang jelas antarbagian

• menggunakan gambar tanpa penjelasan

• mengandalkan catatan fasilitator

• tidak menyediakan instruksi belajar

• sulit digunakan sebagai referensi

Sebaliknya, menyalin seluruh transkrip fasilitator ke dalam dokumen juga tidak menyelesaikan masalah. Dokumen dapat menjadi terlalu panjang, repetitif, dan sulit dipindai.

Pengembangan bahan bacaan membutuhkan proses transformasi. Tim perlu mengidentifikasi pesan utama, menambahkan konteks yang dibutuhkan, mengatur urutan, memilih contoh, menyederhanakan bahasa, dan menentukan visual yang benar-benar membantu.

Prinsip Membuat Bahan Bacaan Pembelajaran

1. Mulai dari kebutuhan pengguna

Tentukan siapa yang akan menggunakan dokumen, apa pekerjaannya, pengetahuan awalnya, kendala yang dihadapi, dan kondisi ketika dokumen digunakan.

Panduan untuk karyawan baru tentu memiliki kebutuhan penjelasan berbeda dari panduan untuk tenaga ahli. Job aid yang digunakan di area operasional juga perlu dirancang berbeda dari modul yang dipelajari melalui laptop.

2. Tetapkan tujuan dokumen

Tujuan membantu tim menentukan isi dan struktur dokumen.

Contoh tujuan yang lebih spesifik adalah:

• membantu karyawan baru memahami proses pengajuan perjalanan dinas

• membantu supervisor melakukan percakapan coaching

• membantu petugas memeriksa kelengkapan dokumen pelanggan

• membantu staf mengenali dan melaporkan risiko keamanan informasi

Tujuan yang terlalu luas dapat membuat isi dokumen kehilangan fokus.

3. Tentukan tindakan setelah membaca

Tanyakan apa yang perlu dilakukan peserta setelah menggunakan bahan bacaan.

Apakah peserta perlu menjelaskan konsep, mengikuti prosedur, memilih keputusan, mengisi dokumen, melakukan pemeriksaan, atau menyelesaikan masalah?

Jawaban tersebut menentukan apakah dokumen membutuhkan teori, contoh, instruksi, latihan, checklist, atau alat bantu keputusan.

4. Susun struktur yang logis

Informasi dapat disusun berdasarkan:

• urutan dari dasar ke lanjutan

• tahapan proses

• alur waktu

• kelompok topik

• pertanyaan pengguna

• tingkat risiko

• peran pengguna

• masalah dan solusi

Struktur perlu terlihat melalui judul, subjudul, penomoran, daftar isi, serta hubungan yang konsisten antarbagian.

5. Gunakan bahasa yang jelas

Kalimat sebaiknya langsung, tidak ambigu, dan sesuai dengan tingkat pengetahuan peserta.

Instruksi perlu menggunakan kata kerja yang spesifik. Alih-alih menulis “dokumen perlu diproses dengan benar”, jelaskan siapa yang memproses, dokumen yang digunakan, langkah yang dilakukan, batas waktu, serta hasil yang diharapkan.

6. Berikan konteks dan contoh

Penjelasan konsep akan lebih mudah dipahami ketika peserta dapat melihat penerapannya.

Contoh dapat berupa:

• situasi kerja

• percakapan

• potongan dokumen

• data

• formulir

• perhitungan

• keputusan

• contoh hasil yang tepat

• contoh kesalahan

Contoh perlu mencerminkan kondisi yang realistis dan tidak bertentangan dengan prosedur organisasi.

7. Gunakan visual secara fungsional

Diagram, tabel, ilustrasi, tangkapan layar, dan ikon dapat membantu ketika informasi sulit dijelaskan melalui teks saja.

Visual dapat digunakan untuk menunjukkan:

• tahapan

• hubungan

• posisi

• perbandingan

• perubahan

• struktur

• hasil yang diharapkan

Setiap visual perlu memiliki tujuan. Gambar dekoratif yang berlebihan dapat menambah kepadatan halaman tanpa membantu pemahaman.

8. Bangun hierarki informasi

Peserta perlu dapat membedakan antara:

• judul

• konsep utama

• penjelasan

• contoh

• peringatan

• tips

• instruksi

• referensi tambahan

Hierarki dapat dibentuk melalui ukuran huruf, posisi, jarak, warna, bentuk, dan gaya teks. Penekanan perlu digunakan secara terbatas agar informasi penting tetap terlihat.

9. Buat dokumen mudah dipindai

Sebagian pengguna tidak membaca dokumen secara berurutan. Mereka memindai judul, mencari kata tertentu, atau membuka bagian yang langsung berkaitan dengan kebutuhan.

Untuk mendukung hal tersebut, gunakan:

• judul yang informatif

• subjudul

• daftar

• tabel

• kata kunci

• daftar isi

• nomor halaman

• bookmark

• tautan internal

• indeks

• glosarium

10. Jaga konsistensi

Gunakan istilah, penulisan, ikon, gaya visual, dan format instruksi secara konsisten.

Jika satu tindakan disebut “eskalasi” pada satu halaman, jangan mengubahnya menjadi “penerusan kasus” pada halaman lain tanpa penjelasan. Ketidakkonsistenan istilah dapat menimbulkan keraguan mengenai apakah keduanya merupakan proses yang sama.

Menyusun PDF yang Mudah Diakses

Aksesibilitas perlu dipertimbangkan sejak dokumen masih berada dalam aplikasi pembuatnya, bukan hanya setelah diekspor menjadi PDF.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan meliputi:

Gunakan heading yang terstruktur

Judul dan subjudul tidak cukup hanya dibuat lebih besar atau tebal. Gunakan style heading agar struktur dokumen dapat dikenali oleh teknologi bantu. W3C menjelaskan bahwa heading yang ditandai dalam struktur PDF membantu pengguna teknologi bantu mengenali bagian penting dan berpindah langsung menuju bagian yang dibutuhkan.

Pastikan urutan baca logis

Dokumen dengan banyak kolom, kotak informasi, atau elemen mengambang dapat dibaca dalam urutan yang keliru oleh screen reader. Adobe menjelaskan bahwa tag struktur menentukan urutan baca serta membantu teknologi bantu mengenali heading, paragraf, tabel, dan elemen halaman lainnya.

Tambahkan teks alternatif

Gambar yang membawa informasi perlu memiliki teks alternatif. Deskripsi perlu menjelaskan informasi atau fungsi gambar, bukan hanya menyebutkan bentuk visualnya. Grafik yang kompleks dapat membutuhkan penjelasan tekstual lebih lengkap pada isi dokumen.

Jangan mengandalkan warna saja

Status, kategori, atau peringatan sebaiknya tidak dibedakan hanya melalui warna. Tambahkan label, simbol, pola, atau bentuk agar informasi tetap dapat dipahami oleh pengguna yang tidak dapat membedakan warna tertentu.

Gunakan kontras yang cukup

Warna teks dan latar belakang perlu memiliki perbedaan yang memadai. Hindari teks tipis berwarna terang di atas latar yang juga terang.

Gunakan tautan yang deskriptif

Nama tautan sebaiknya menjelaskan tujuan tautan. Hindari hanya menggunakan teks “klik di sini”. Panduan W3C merekomendasikan penggunaan teks tautan yang menjelaskan isi atau tujuan halaman yang dituju.

Pastikan teks dapat dicari

Dokumen hasil pemindaian dapat terdiri atas gambar halaman sehingga teks tidak dapat dicari atau dibaca teknologi bantu.

Jika dokumen berasal dari hasil pemindaian, lakukan optical character recognition dan periksa kembali ketepatan teksnya. Adobe mencatat bahwa PDF yang hanya berisi gambar hasil pemindaian memerlukan pengenalan teks sebelum fitur aksesibilitas lain dapat digunakan secara efektif.

Periksa dokumen setelah diekspor

Konversi ke PDF dapat memengaruhi tag, tautan, bookmark, tabel, atau urutan baca. Pemeriksaan sebaiknya mencakup:

• struktur heading

• urutan baca

• teks alternatif

• bahasa dokumen

• bookmark

• fungsi tautan

• keterbacaan tabel

• kemampuan pencarian teks

• pengaturan keamanan

• tampilan pada perangkat berbeda

Tahapan Membuat Bahan Bacaan dalam Format PDF

1. Menganalisis kebutuhan

Identifikasi:

• masalah yang ingin diselesaikan

• karakteristik peserta

• konteks pekerjaan

• perangkat yang digunakan

• situasi penggunaan

• tingkat kedalaman materi

• kebutuhan aksesibilitas

• metode distribusi

• batas waktu dan sumber daya

Analisis ini membantu tim menentukan apakah hasil akhirnya perlu berupa modul, panduan, job aid, atau kombinasi beberapa format.

2. Menentukan tujuan pembelajaran atau tujuan penggunaan

Jika dokumen digunakan untuk belajar, rumuskan kompetensi yang perlu dikuasai peserta.

Jika dokumen digunakan sebagai alat bantu kerja, rumuskan tugas, keputusan, atau kesalahan yang perlu didukung oleh dokumen tersebut.

3. Mengumpulkan sumber materi

Materi dapat berasal dari:

• SOP

• kebijakan perusahaan

• regulasi

• manual sistem

• wawancara dengan subject matter expert

• rekaman pelatihan

• materi presentasi

• contoh pekerjaan

• laporan

• data internal

• pertanyaan yang sering diajukan

Setiap sumber perlu diperiksa validitas, versi, pemilik informasi, serta batas penggunaannya.

4. Melakukan pemetaan konten

Kelompokkan materi menjadi:

• wajib diketahui

• perlu dipahami

• perlu dipraktikkan

• digunakan sebagai referensi

• tidak relevan dengan tujuan dokumen

Pemetaan membantu mencegah seluruh materi dimasukkan hanya karena tersedia.

5. Menyusun outline

Outline menunjukkan urutan dan hubungan antarbagian sebelum penulisan dilakukan.

Contoh outline modul:

1. Pengantar

2. Tujuan pembelajaran

3. Konsep dasar

4. Proses utama

5. Contoh penerapan

6. Studi kasus

7. Latihan

8. Rangkuman

9. Asesmen

10. Referensi

Contoh outline panduan:

1. Tujuan panduan

2. Pengguna

3. Prasyarat

4. Peran dan tanggung jawab

5. Tahapan pelaksanaan

6. Titik keputusan

7. Kondisi pengecualian

8. Penanganan masalah

9. Kontak eskalasi

10. Lampiran

6. Menulis naskah awal

Kembangkan isi berdasarkan outline. Pada tahap ini, fokuskan penulisan pada ketepatan dan kejelasan pesan sebelum memperinci desain visual.

Tuliskan penanda untuk kebutuhan visual, misalnya:

• diagram alur proses

• screenshot halaman login

• tabel perbandingan

• contoh formulir

• kotak peringatan

• ilustrasi posisi alat

• checklist pemeriksaan

7. Melakukan review isi

Subject matter expert perlu memeriksa:

• ketepatan konsep

• prosedur

• istilah

• data

• contoh

• risiko

• batas kewenangan

• kepatuhan terhadap regulasi

Instructional designer dapat memeriksa:

• keselarasan dengan tujuan

• urutan penjelasan

• kecukupan contoh

• relevansi aktivitas

• tingkat kesulitan

• kejelasan instruksi

• beban materi

8. Mengembangkan desain visual

Terapkan identitas visual organisasi secara konsisten melalui:

• palet warna

• tipografi

• gaya ikon

• ilustrasi

• header dan footer

• gaya tabel

• penomoran

• kotak informasi

• sampul

Desain perlu membantu pengguna memahami dan menemukan informasi. Identitas visual tidak boleh mengurangi keterbacaan.

9. Mengembangkan elemen pendukung

Bergantung pada jenis bahan bacaan, elemen pendukung dapat berupa:

• pertanyaan refleksi

• latihan

• studi kasus

• kuis

• checklist

• template

• lembar praktik

• ringkasan

• glosarium

• QR code

• tautan video

• tautan menuju kebijakan terbaru

Pastikan tautan eksternal dipantau karena alamat dan isi halaman dapat berubah.

10. Melakukan proofreading dan quality assurance

Pemeriksaan perlu mencakup:

• ejaan

• tata bahasa

• penomoran

• konsistensi istilah

• daftar isi

• nomor halaman

• rujukan silang

• kualitas gambar

• fungsi tautan

• kesesuaian sumber

• versi dokumen

• kerahasiaan informasi

11. Menguji dokumen kepada pengguna

Berikan dokumen kepada sejumlah calon pengguna dan minta mereka melakukan tugas tertentu.

Amati apakah mereka dapat:

• menemukan informasi

• memahami instruksi

• menjelaskan konsep

• mengikuti prosedur

• menggunakan tabel

• menyelesaikan latihan

• membedakan informasi wajib dan tambahan

Masukan seperti “desainnya bagus” belum cukup. Pengujian perlu melihat apakah dokumen benar-benar dapat digunakan.

12. Mengekspor dan memeriksa PDF

Setelah diekspor, buka dokumen melalui beberapa perangkat dan aplikasi.

Periksa:

• tata letak

• ukuran huruf

• tautan

• bookmark

• pencarian teks

• urutan baca

• kualitas gambar

• ukuran file

• waktu buka

• pengaturan cetak

• metadata

• keamanan dokumen

13. Menentukan sistem versi

Cantumkan:

• judul dokumen

• nomor versi

• tanggal berlaku

• pemilik dokumen

• pihak yang menyetujui

• jadwal review

• riwayat perubahan

• status kerahasiaan

Sistem versi membantu pengguna memastikan bahwa dokumen yang mereka gunakan masih berlaku.

Kesalahan yang Perlu Dihindari

Memasukkan seluruh informasi

Dokumen menjadi panjang bukan selalu karena materinya kompleks. Penyebabnya dapat berupa kurangnya prioritas dan seleksi informasi.

Masukkan materi berdasarkan tujuan dokumen dan kebutuhan pengguna.

Menggunakan terlalu banyak paragraf panjang

Paragraf panjang dapat menyulitkan peserta memindai informasi.

Pecah materi berdasarkan satu gagasan utama, tetapi jangan memotong tulisan menjadi terlalu banyak bagian singkat tanpa hubungan yang jelas.

Membuat job aid seperti modul

Job aid digunakan untuk membantu tindakan secara cepat. Jika pengguna harus membaca teori beberapa halaman sebelum menemukan langkah kerja, fungsi job aid belum terpenuhi.

Membuat modul seperti slide presentasi

Poin yang terlalu singkat dapat kehilangan konteks ketika dipelajari tanpa fasilitator.

Modul perlu menyediakan penjelasan, hubungan antarkonsep, contoh, dan instruksi yang memadai.

Menggunakan visual hanya sebagai dekorasi

Gambar yang tidak memiliki hubungan dengan materi dapat menambah kepadatan dan ukuran file.

Gunakan visual untuk membantu peserta memahami informasi.

Mengabaikan navigasi

Dokumen panjang tanpa daftar isi, bookmark, nomor halaman, atau judul yang jelas akan menyulitkan pengguna menemukan informasi.

Tidak mencantumkan versi

Pengguna dapat menjalankan prosedur yang sudah tidak berlaku jika dokumen lama masih beredar.

Tidak memeriksa tampilan pada telepon genggam

PDF berukuran A4 dengan teks kecil mungkin nyaman dibaca melalui laptop, tetapi membutuhkan pembesaran berulang pada layar telepon genggam.

Mengekspor hasil pemindaian sebagai PDF

Dokumen mungkin terlihat seperti PDF biasa, tetapi isinya tidak dapat dicari, dipilih, atau dibaca oleh teknologi bantu.

Menggunakan data atau peraturan tanpa sumber

Materi yang memuat angka, standar, atau ketentuan perlu menyebutkan sumber dan periode berlakunya.

Contoh Konten Bahan Bacaan

Judul: Job Aid Pemeriksaan Email Mencurigakan

Target pengguna: Seluruh karyawan

Tujuan penggunaan: Membantu karyawan melakukan pemeriksaan awal dan menentukan tindakan ketika menerima email yang diduga mengandung phishing.

Format: Job aid dua halaman dalam bentuk PDF

Halaman 1: Periksa Sebelum Mengeklik

1. Periksa alamat pengirim

Pastikan domain dan susunan alamat sesuai dengan identitas pengirim. Waspadai perubahan satu huruf, karakter tambahan, atau domain yang menyerupai domain resmi.

2. Periksa isi pesan

Waspadai pesan yang meminta tindakan mendesak, mengancam penutupan akun, menawarkan hadiah, atau meminta informasi rahasia.

3. Periksa tautan

Arahkan kursor ke tautan tanpa mengeklik. Bandingkan alamat tujuan dengan situs resmi yang seharusnya digunakan.

4. Periksa lampiran

Jangan membuka lampiran yang tidak diharapkan, terutama jika pengirim atau tujuan pengirimannya tidak dapat dikonfirmasi.

5. Konfirmasi melalui kanal lain

Jika pesan terlihat berasal dari rekan kerja atau atasan tetapi permintaannya tidak biasa, lakukan konfirmasi melalui kanal resmi yang berbeda.

Halaman 2: Tentukan Tindakan

Peringatan:

Jangan meneruskan email mencurigakan kepada rekan lain untuk meminta pendapat karena tindakan tersebut dapat memperluas paparan. Gunakan fungsi pelaporan atau kanal keamanan informasi yang telah ditentukan perusahaan.

Catatan pengembangan visual:

• Gunakan ikon pengirim, pesan, tautan, lampiran, konfirmasi, dan pelaporan.

• Bedakan bagian pemeriksaan dan tindakan.

• Gunakan warna merah hanya untuk peringatan dan tindakan yang harus dihentikan.

• Tambahkan QR code menuju kanal pelaporan jika tersedia.

• Cantumkan nomor versi dan tanggal berlaku pada footer.

Cara Mengukur Kualitas Bahan Bacaan

Tampilan profesional belum membuktikan bahwa bahan bacaan efektif.

Kualitasnya dapat diperiksa melalui beberapa indikator:

Pemahaman

• Peserta dapat menjelaskan konsep utama.

• Peserta dapat membedakan contoh yang tepat dan tidak tepat.

• Peserta dapat menjawab pertanyaan berdasarkan isi dokumen.

Kemudahan penggunaan

• Pengguna dapat menemukan informasi dalam waktu yang wajar.

• Judul dan navigasi membantu proses pencarian.

• Instruksi dapat diikuti tanpa penjelasan tambahan.

• Dokumen nyaman digunakan melalui perangkat target.

Ketepatan penerapan

• Pengguna dapat mengikuti prosedur.

• Langkah penting tidak terlewat.

• Keputusan yang dipilih sesuai dengan kondisi.

• Kesalahan kerja berkurang setelah dokumen digunakan.

Kualitas teknis

• Tautan berfungsi.

• Teks dapat dicari.

• Dokumen tidak memiliki halaman kosong atau konten terpotong.

• Gambar tetap terbaca.

• Struktur dan urutan baca dapat digunakan oleh teknologi bantu.

• Ukuran file sesuai dengan saluran distribusi.

Relevansi

• Contoh mencerminkan situasi kerja.

• Informasi sesuai dengan kebutuhan peran.

• Dokumen tidak memuat materi yang sudah tidak berlaku.

• Isi selaras dengan kebijakan dan prosedur terbaru.

Pemanfaatan

• Dokumen diakses oleh sasaran pengguna.

• Bagian tertentu sering digunakan sebagai referensi.

• Pengguna mengetahui lokasi dokumen.

• Dokumen digunakan kembali setelah pelatihan.

Hasil evaluasi perlu dibaca sesuai tujuan dokumen. Modul dapat dievaluasi melalui pemahaman dan hasil aktivitas. Job aid lebih tepat dievaluasi melalui kecepatan menemukan informasi, ketepatan tindakan, dan penurunan kesalahan.

Kesimpulan

Membuat bahan bacaan pembelajaran membutuhkan lebih dari kemampuan menulis dan menata halaman.

Tim perlu memahami kebutuhan peserta, tujuan pembelajaran, konteks pekerjaan, karakteristik materi, serta situasi ketika dokumen digunakan. Berdasarkan analisis tersebut, organisasi dapat memilih bentuk yang paling sesuai, seperti modul, panduan, job aid, workbook, buku saku, atau materi referensi.

Modul membantu peserta belajar secara bertahap. Panduan memberikan arahan pelaksanaan. Job aid membantu pengguna mengambil tindakan ketika bekerja. Materi referensi memudahkan pengguna mencari informasi tertentu.

Format PDF dapat membantu mempertahankan tampilan dan memudahkan distribusi. Namun, PDF tetap perlu disiapkan agar memiliki struktur, navigasi, keterbacaan, kemampuan pencarian, dan aksesibilitas yang memadai.

Ioda Academy menyediakan layanan Pengembangan Konten Pembelajaran, termasuk pembuatan modul, panduan, job aid, workbook, buku saku, dan materi referensi dalam format PDF. Proses pengembangan dapat mencakup analisis kebutuhan, pemetaan materi, penulisan naskah, desain pembelajaran, desain visual, pengembangan ilustrasi, review bersama subject matter expert, proofreading, pengujian, hingga finalisasi dokumen.